Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация — это сверка фактического наличия имущества и обязательств компании с данными бухгалтерского учёта. Она позволяет выявить недостачи, излишки, испорченные или устаревшие товары, а также ошибки, накопившиеся в учёте за период между проверками.

Когда инвентаризация обязательна

Закон устанавливает случаи, когда провести инвентаризацию нужно обязательно: перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, а также при реорганизации или ликвидации компании.

1

Помимо обязательных случаев, регулярная выборочная инвентаризация — например, ежеквартальная проверка части ассортимента — помогает выявлять проблемы намного раньше годовой проверки.

Как проходит инвентаризация

  • Формируется инвентаризационная комиссия, включающая независимых от материально ответственного лица сотрудников
  • Проводится фактический пересчёт, взвешивание или обмер имущества
  • Результаты фиксируются в инвентаризационных описях и сравниваются с учётными данными
  • По выявленным расхождениям оформляется сличительная ведомость

Что делать с расхождениями

Выявленная недостача в пределах норм естественной убыли списывается на расходы, а сверх норм — как правило, взыскивается с материально ответственного лица, если его вина установлена. Излишки приходуются как прочий доход по рыночной стоимости на дату инвентаризации.

Инвентаризация не только товаров

Помимо материальных запасов, инвентаризации подлежат основные средства, дебиторская и кредиторская задолженность, денежные средства в кассе. Регулярная сверка задолженности с контрагентами через акты сверки — по сути, тоже элемент инвентаризации расчётов.

Инвентаризация основных средств

Проверка основных средств включает не только подтверждение их физического наличия, но и оценку технического состояния — это помогает вовремя выявить полностью изношенное или неиспользуемое оборудование, которое стоит списать или продать, а не продолжать формально учитывать на балансе.

Роль инвентаризации в подготовке к аудиту

Компании, которые провели качественную инвентаризацию перед началом проверки, обычно проходят аудит быстрее — у аудитора остаётся меньше вопросов к достоверности учётных остатков, а значит, меньше времени уходит на дополнительные процедуры подтверждения.

Автоматизация инвентаризации

Использование сканеров штрихкодов и специализированного программного обеспечения существенно ускоряет проведение инвентаризации и снижает вероятность технических ошибок при ручном пересчёте, особенно для компаний с большим количеством номенклатурных позиций на складе.